Mail en agenda zitten in Microsoft 365, de klantgegevens in een CRM van een andere leverancier, en iemand in het team wil een assistent die in allebei kan kijken. "Wat staat er in het CRM over deze klant, en wanneer hebben we hem voor het laatst gemaild?"
Grofweg zijn er drie routes: Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Enterprise, of een eigen koppeling die je aan een van de twee hangt. Welk taalmodel erachter zit maakt voor deze vraag weinig uit. Hoe de assistent bij je CRM komt wel, en daarin verschillen de routes flink.
De routes naast elkaar
| Copilot | ChatGPT Enterprise | Eigen koppeling | |
|---|---|---|---|
| Kopie van je CRM-data in de cloud van de leverancier? | Nee als je CRM een federated connector heeft, anders wel | Per connector navragen | Nee, als je hem zo bouwt |
| Kan de beheerder schrijven uitzetten? | Nee | Ja, bij connectors die dat ondersteunen | Ja: je bouwt simpelweg geen schrijfacties |
| Verwerking in de EU | Ja, behalve modellen van Anthropic | Ja, opslag én model, zonder meerprijs | Hangt af van waar je hem draait |
| Verwerkersovereenkomst | Je bestaande afspraken met Microsoft | Openbaar, met OpenAI Ireland | Met jou of je bouwer |
Hieronder per punt wat erachter zit, en wat je zelf moet navragen.
Kopie of rechtstreeks
Microsoft kent twee soorten connectors. Een synced connector kopieert je CRM-gegevens naar Microsoft 365 en doorzoekt die kopie. Een federated connector vraagt de gegevens op het moment zelf op bij het CRM en bewaart niets (Microsoft, federated connectors).
Voor klantgegevens is dat een groot verschil. Een kopie is een tweede plek waar persoonsgegevens staan, met een eigen bewaartermijn en een eigen verwijderproces. Vraagt een klant om verwijdering, dan moet dat op twee plekken gebeuren.
Alleen is de federated-lijst kort. Onder CRM stonden eind september 2026 drie pakketten: HubSpot, Intercom en Clarify (connectors gallery). Staat het jouwe er niet bij, dan wijst Microsoft je naar een zelfgebouwde connector, en dat is weer de kopieervariant.
Dat ene feit bepaalt vaak de hele keuze. Staat je CRM op de lijst, dan is Copilot ongeveer een week inrichten. Staat het er niet op, dan wordt het een bouwproject, en dan is de vraag of je dat richting Copilot bouwt of richting ChatGPT.
Met wiens rechten
Een koppeling die met één beheeraccount inlogt, geeft iedereen die de assistent gebruikt de rechten van dat account. De stagiair kan dan via de assistent opvragen wat hij in het CRM zelf nooit te zien krijgt.
De federated connectors van Microsoft loggen per gebruiker in: iedere medewerker meldt zich één keer aan en ziet daarna wat zijn eigen CRM-account mag zien. Bij elke andere route moet je dat navragen of zo laten bouwen. Zet het als eis op papier voordat er gebouwd wordt, want één gedeeld account is tijdens het bouwen altijd de snelste weg en achteraf lastig terug te draaien.
Alleen lezen
Veel teams willen in het begin dat de assistent alleen leest. Bij Copilot kan de beheerder dat niet afdwingen. Leesacties mogen altijd, schrijfacties vragen standaard eerst om bevestiging, maar wie één keer op Always allow klikt, krijgt die vraag daarna niet meer (Microsoft, federated connectors). Dat blijft dus een afspraak met je team.
In ChatGPT Enterprise kan de beheerder bij connectors die dat ondersteunen instellen dat alleen leesacties zijn toegestaan (OpenAI, apps and connectors). Het zekerst is een eigen koppeling zonder schrijfacties. Wat er niet is, kan niemand aanklikken.
Waar de gegevens verwerkt worden
Copilot valt voor Europese klanten binnen de EU Data Boundary van Microsoft. Eén uitzondering: kies je in Copilot een model van Anthropic, dan valt dat er op dit moment buiten (Microsoft, Copilot privacy).
ChatGPT Enterprise kan gegevens binnen de EER en Zwitserland opslaan en het model daar ook laten draaien, zonder meerprijs. OpenAI zegt er zelf bij dat inloggen, routering en statistieken nog buiten die regio kunnen plaatsvinden (OpenAI, data residency). Zet dat in je DPIA.
Logging en de verwerkersovereenkomst
Vraag elke leverancier welk logboek de beheerder achteraf ziet, en of daar ook in staat wie wat heeft gelezen. Vraagt een klant welke medewerkers zijn gegevens hebben ingezien, dan moet je precies dat kunnen laten zien. OpenAI is daar eerlijk over: voor koppelingen via MCP is het auditspoor niet compleet (OpenAI, apps and connectors).
Bij Copilot geldt de verwerkersovereenkomst die je al met Microsoft hebt. Die van OpenAI is openbaar, en als Europese klant contracteer je met OpenAI Ireland (OpenAI, data processing addendum). Lees hem voordat je iets aanzet.
Waar je begint
Zoek op of je CRM in de federated-lijst van Microsoft staat. Dat kost tien minuten en vertelt je of je over een week inrichten praat of over een bouwproject. Schrijf daarna je eisen op: inloggen per gebruiker, wel of niet schrijven, verwerking in de EU, en een logboek dat ook leesacties toont. Met dat lijstje stel je elke leverancier dezelfde vragen.
Wil je dat voor jouw CRM uitzoeken? Kijk bij AI-automatisering. Over waar je gegevens tijdens zo'n traject staan gaat data in eigen beheer.