Bijgewerkt op 10 oktober 2026. Alle bronnen zijn op die datum geraadpleegd en staan per regel in de tekst en onderaan. Dit is een startpunt, geen juridisch advies: laat je beleid toetsen voordat je het vaststelt.
"Ten tijde van het publiceren van versie 1.0 van het kader (oktober 2025) zijn er bij de KNB nog geen AI-systemen voor notarissen bekend die op dit moment veilig, met voldoende waarborgen en in lijn met huidige wet- en regelgeving kunnen ondersteunen bij de vertrouwelijke werkzaamheden van het notariaat."
Dat schrijft de KNB in deel 2 van haar AI (afwegings)kader. Toch noemt hetzelfde kader een rij toepassingen die wel kunnen. Het verschil zit in het onderscheid tussen werk binnen en buiten een zaak, en daar begint ook je AI-beleid.
Wat er in het algemeen in een AI-beleid staat, lees je in AI-beleid opstellen voor je kantoor. Deze pagina gaat over wat er voor een notariskantoor bij komt.
Binnen of buiten een zaak
Het KNB-kader maakt "een onderscheid tussen taken binnen en buiten een zaak":
- "Taken binnen een zaak vereisen dat zonder meer gevoelige informatie met betrekking tot cliënten in een AI-systeem moet worden ingevoerd."
- "Taken buiten een zaak zien op werkzaamheden rondom de bedrijfsvoering van een notariskantoor of onderzoek, maar hebben geen directe link met cliënten."
Als voorbeelden van systemen die "mits zij aan voldoende waarborgen voldoen" kunnen helpen, noemt het kader spraak naar tekst voor gespreksverslagen, een chatbot met veelgestelde vragen op de website, het opstellen van concepten voor mails en brieven, ondersteuning bij onderzoek en het bijhouden van wetswijzigingen.
Over gratis tools is het kader duidelijk. Bij populaire, gratis "off-the-shelf" AI-tools "loopt u een groot privacyrisico en schendt u mogelijk uw geheimhoudingsplicht. Het is niet aan te raden deze systemen (nu) te gebruiken."
En het geeft een toets die je zo in je beleid kunt overnemen: "zou u deze gegevens met mensen of organisaties buiten uw kantoor delen? Zo nee, dan is het geen goed idee deze gegevens in te voeren in een model dat die gegevens verder verwerkt."
In de conceptnotulen van de algemene ledenvergadering van 24 juni 2025 (p. 3) staat dezelfde lijn: "De KNB ontraadt notariskantoren dan ook om AI zomaar toe te passen in hun eigen praktijk." Een verbod is het niet: het kader noemt zelf toepassingen die met voldoende waarborgen kunnen.
Welke regels gelden er al?
Geheimhouding, ook voor je medewerkers. Bekend terrein, maar het bepaalt wat er in je beleid komt. Artikel 22 van de Wet op het notarisambt: "De notaris is, voorzover niet bij wet anders is bepaald, ten aanzien van al hetgeen waarvan hij uit hoofde van zijn werkzaamheid als zodanig kennis neemt tot geheimhouding verplicht. Dezelfde verplichting geldt voor de personen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn voor al hetgeen waarvan zij kennis dragen uit hoofde van hun werkzaamheid." De plicht blijft bestaan na het einde van het ambt of de betrekking (lid 2). (Wet op het notarisambt)
Informatiebeveiliging en Europese servers. Dezelfde ALV-notulen (p. 3) noemen de gedragscode informatiebeveiliging van de KNB, die "onverminderd actueel" blijft, en zeggen: "Notarissen moeten in hun eigen kantoor alert blijven en informatiebeveiliging niet alleen overlaten aan hun softwareleverancier." Verder: "De KNB adviseert al jaren om digitale informatie zoveel mogelijk op te slaan op Europese servers."
De Wwft. Voor een deel van het werk is de notaris een instelling onder de Wwft (artikel 1a, lid 4, onder d: onder meer bijstand bij de aan- en verkoop van registergoederen). Artikel 23 verplicht dan tot geheimhouding van een melding van een ongebruikelijke transactie en van "overleg over de naleving van artikel 16 met betrekking tot een transactie". Artikel 33 vraagt dat je de gegevens van het cliëntenonderzoek "op opvraagbare wijze" vastlegt. (Wwft)
De AVG. Verwerkt een AI-leverancier persoonsgegevens voor je, dan is hij verwerker en hoort daar een overeenkomst bij (artikel 28). Een datalek meld je "zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, uiterlijk 72 uur nadat hij er kennis van heeft genomen" bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het waarschijnlijk geen risico oplevert (artikel 33). Een verwerking met nieuwe technologie die "waarschijnlijk een hoog risico" oplevert, vraagt vooraf een DPIA (artikel 35). (AVG, EUR-Lex)
AI-geletterdheid. Organisaties die AI inzetten, moeten maatregelen nemen om de AI-geletterdheid van hun medewerkers te ondersteunen. Een bepaald niveau hoeven ze niet te garanderen. Zo staat het sinds de aanpassing van de AI-verordening in juli 2026, de "Digitale omnibus" (Verordening (EU) 2026/1744). Ook het KNB-kader heeft er een hoofdstuk over ("AI awareness"). Hoe je het vastlegt: AI-geletterdheid: is het verplicht en hoe toon je het aan.
Leeg AI-beleid voor je notariskantoor
Tabel 1 en 5 komen uit het KNB-kader. Voor de rest van de indeling hebben we geen KNB-model gevonden; die volgt de acht onderdelen die de Orde van Advocaten in haar FAQ noemt, omdat die voor elk kantoor werken. Kopieer de tabellen naar je eigen document en vul ze in. Zet bij elke regel een naam of een datum, zodat duidelijk is wie hem bijhoudt.
Vaststelling
| Ons kantoor | |
|---|---|
| Naam kantoor | |
| Vastgesteld door | |
| Datum vaststelling | |
| Datum volgende herziening |
1. Binnen of buiten een zaak
| Taak waarvoor AI wordt overwogen | Binnen of buiten een zaak | Komen er cliëntgegevens in? | Besluit (toegestaan, niet toegestaan, nog te beoordelen) |
|---|---|---|---|
2. Toegestane en verboden tools
| Tool | Account (zakelijk of privé) | Mag voor | Mag er nooit in | Verwerkersovereenkomst | Staat binnen Europa en wordt vanuit Europa beheerd | Eigenaar |
|---|---|---|---|---|---|---|
3. Rollen
| Rol | Naam |
|---|---|
| Beslist of een nieuwe tool erbij mag | |
| Aanspreekpunt voor vragen over AI | |
| Houdt de lijst van tools bij | |
| Beoordeelt een mogelijk datalek |
4. Geheimhouding (art. 22 Wna)
| Vraag | Ons antwoord |
|---|---|
| Welke gegevens mogen in geen enkele AI-tool? | |
| Hoe worden medewerkers en kandidaat-notarissen op deze regels gewezen? | |
| Geldt een aparte regel voor Wwft-meldingen en overleg daarover (art. 23 Wwft)? | |
| Hoe passen we de toets toe "zou u deze gegevens met mensen of organisaties buiten uw kantoor delen?" |
5. Beoordeling van een nieuwe tool (vragen uit het KNB-kader)
| Vraag | Antwoord voor deze tool |
|---|---|
| Kan ik voldoen aan mijn geheimhoudingsplicht wanneer ik dit systeem gebruik? | |
| Weet ik wat er met de in- en output gebeurt? Worden mijn gegevens voor training gebruikt? | |
| Bevindt het systeem zich binnen Europa en wordt het vanuit Europa beheerd? | |
| Kan het systeem persoonsgegevens bewaren, en zo ja, met welke bewaartermijn? | |
| Heeft het systeem toegang tot persoonsgegevens, ook wanneer ik het niet bevraag? | |
| Voldoet het aan de vereisten voor informatiebeveiliging? | |
| Is een DPIA nodig (art. 35 AVG)? | |
| Afweging en besluit, met datum |
6. Controle van AI-uitvoer
| Vraag | Ons antwoord |
|---|---|
| Wie controleert AI-uitvoer voordat die naar een cliënt gaat of in een stuk komt? | |
| Hoe blijkt dat het gecontroleerd is? |
7. AI-geletterdheid
| Vraag | Ons antwoord |
|---|---|
| Wat moet iemand weten voordat hij een tool gebruikt? | |
| Hoe en waar leggen we vast wie wat weet? |
Voor het vastleggen kun je ons gratis trainingsregister gebruiken.
8. Incidenten, uitval en evaluatie
| Vraag | Ons antwoord |
|---|---|
| Waar meldt een medewerker een fout of een mogelijk datalek? | |
| Wie beslist over melding aan de AP (binnen 72 uur, art. 33 AVG)? | |
| Hoe gaat het werk door als een tool niet beschikbaar is? | |
| Wanneer leggen we dit beleid naast de praktijk en naast nieuwe KNB-publicaties? |
Waar het in de praktijk op vastloopt
Voor de meeste notariskantoren is de eerste tabel het hele werk. Taken buiten een zaak zijn de plek om te beginnen. Voor taken binnen een zaak stelt het KNB-kader de vragen uit tabel 5, en wie die niet allemaal kan beantwoorden, laat het voorlopig.
Ik bouw AI-toepassingen waarbij de gegevens in je eigen omgeving blijven, en kan je helpen de vragen uit dat kader per tool te beantwoorden. Wil je weten wat AI voor jouw organisatie kan doen, of iets laten bouwen? Plan een gratis kennismaking. Wil je uitleg of een training voor je team, of hulp bij het opstellen? Vraag het aan via /contact.
Meer voor notariskantoren: telefonische bereikbaarheid van het notariskantoor en data in eigen beheer.
Dit artikel is een algemene uitleg, geen juridisch advies. Beroepsregels, KNB-publicaties en wetten veranderen. Controleer de bronnen hieronder op de actuele versie, kijk op NotarisNet naar nieuwe KNB-handleidingen en laat je beleid toetsen door een jurist.
Veelgestelde vragen
Mag een notaris AI gebruiken?
Het is niet verboden, maar de KNB is voorzichtig. In de conceptnotulen van de ALV van 24 juni 2025 staat dat de KNB notariskantoren ontraadt om AI zomaar toe te passen in hun eigen praktijk. In het AI (afwegings)kader van oktober 2025 schrijft de KNB dat zij nog geen AI-systemen voor notarissen kent die veilig, met voldoende waarborgen en in lijn met wet- en regelgeving kunnen ondersteunen bij de vertrouwelijke werkzaamheden van het notariaat.
Wat is het AI-afwegingskader van de KNB?
Een kennisdocument van de KNB uit 2025, in twee delen. Deel 2 gaat over de verantwoorde inzet van AI in het notariaat, met scenario's en vragen die je aan de leverancier en aan jezelf kunt stellen. Het maakt onderscheid tussen taken binnen een zaak, waarbij gevoelige cliëntinformatie in het systeem moet, en taken buiten een zaak, zoals bedrijfsvoering en onderzoek.
Waarvoor kan een notariskantoor AI wel gebruiken?
Het KNB-kader noemt als voorbeelden spraak naar tekst voor gespreksverslagen, een chatbot met veelgestelde vragen op de website, concepten voor mails en brieven, ondersteuning bij onderzoek, en het bijhouden van wetswijzigingen, telkens mits het systeem aan voldoende waarborgen voldoet. Taken buiten een zaak, zonder cliëntgegevens, zijn de logische plek om te beginnen.
Mag ik gratis AI-tools gebruiken op een notariskantoor?
De KNB raadt het af. Over populaire, gratis off-the-shelf AI-tools schrijft het kader dat je een groot privacyrisico loopt en mogelijk je geheimhoudingsplicht schendt, en dat het niet aan te raden is deze systemen (nu) te gebruiken.
Geldt de geheimhoudingsplicht ook voor mijn medewerkers?
Ja. Artikel 22 van de Wet op het notarisambt legt dezelfde geheimhoudingsplicht op aan de personen die onder verantwoordelijkheid van de notaris werken, ook na het einde van hun betrekking. Een AI-beleid dat iedereen op kantoor kent, is daarom geen overbodige luxe.
Waar moeten notariële gegevens worden opgeslagen?
De KNB adviseert volgens de conceptnotulen van de ALV van juni 2025 al jaren om digitale informatie zoveel mogelijk op Europese servers op te slaan. Het KNB-kader vraagt ook of een AI-systeem zich binnen Europa bevindt en vanuit Europa wordt beheerd. Voor de leverancier gelden ook de AVG-regels voor verwerkers.
Bronnen
Alle bronnen geraadpleegd op 10 oktober 2026.
- Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, AI (afwegings)kader, deel 2: de verantwoorde inzet van AI in het notariaat (PDF, versie 1.0, oktober 2025), inleiding, voorbeelden van systemen, hoofdstuk "Bescherming en geheimhouding van gegevens" en scenario 2.
- Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, Conceptnotulen algemene ledenvergadering 24 juni 2025 (PDF), p. 3.
- Wet op het notarisambt, artikel 22.
- Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, artikel 1a, 23 en 33.
- Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679, artikel 28, 33 en 35.
- Verordening (EU) 2026/1744 (Digitale omnibus inzake AI), nieuw artikel 4 AI-verordening.
- Nederlandse orde van advocaten, AI basisbegrippen en veelgestelde vragen, §3d (indeling van het beleid).