Bijgewerkt op 10 oktober 2026. Alle bronnen zijn op die datum geraadpleegd en staan per regel in de tekst en onderaan. Dit is een startpunt, geen juridisch advies: laat je beleid toetsen voordat je het vaststelt.
"Cliënt- en persoonsdata mag niet zomaar in publieke AI-modellen worden ingevoerd, zoals bijvoorbeeld de gratis versies van ChatGPT en Gemini." Dat staat sinds juni 2026 in de AI-leidraad 2 van de NBA en NOREA. Dezelfde leidraad staat vol AI-toepassingen voor de hele keten, van afletteren tot de samenstelling van de jaarrekening. De leidraad is dus niet tegen AI, wel tegen AI zonder afspraken.
Wat er in het algemeen in een AI-beleid staat, lees je in AI-beleid opstellen voor je kantoor. Deze pagina gaat over wat er voor een accountants- of administratiekantoor bij komt: de regels die al gelden, wat de twee NBA-leidraden vragen, en een leeg AI-beleid om zelf in te vullen.
Mogen medewerkers facturen en klantvragen in ChatGPT plakken?
Meestal is dat de vraag waarmee het begint. Wat de NBA en de regels erover zeggen:
- De gratis versie: nee. De leidraad noemt "de gratis versies van ChatGPT en Gemini" letterlijk als voorbeeld van publieke modellen waar cliënt- en persoonsdata niet zomaar in mag. Een privé-account op de telefoon van een medewerker valt daar ook onder.
- Een zakelijk account: alleen als je kunt laten zien dat de data afgeschermd blijft. De leidraad zegt dat cliëntdata "in een beveiligde, afgeschermde omgeving" moet blijven, maar noemt geen product dat daaraan voldoet. Dat moet je dus per tool nagaan: is er een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG), wordt er op je invoer getraind, waar staan de gegevens. Welke ChatGPT-versie wat belooft, lees je in Is ChatGPT AVG-proof?.
- Op facturen staan vaak persoonsgegevens van de klant of zijn klanten. Dan geldt de AVG, ook voor een administratiekantoor zonder AA of RA.
Kun je de afscherming niet aanwijzen, dan is het antwoord voor klantdata voorlopig nee. Dat leg je vast in onderdeel 1 en 3 van het beleid hieronder.
Welke regels gelden er al?
Geheimhouding (artikel 16 VGBA). "De accountant die de beschikking krijgt over gegevens of inlichtingen waarvan deze het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens of inlichtingen", behalve in de uitzonderingen die het artikel noemt, zoals een wettelijke plicht of schriftelijke toestemming van de organisatie voor een specifiek doel (VGBA art. 16).
Ook je medewerkers (artikel 19 VGBA). "De accountant treft een redelijkerwijs te nemen maatregel om ervoor te zorgen dat degene die onder de verantwoordelijkheid van deze accountant werkzaamheden uitvoert ten behoeve van een professionele dienst of aan wie de accountant advies of ondersteuning vraagt, de vertrouwelijkheidsverplichtingen naleeft". Een AI-beleid dat iedereen op kantoor kent, is een voor de hand liggende manier om dat te doen.
Voor wie de VGBA geldt. De VGBA geldt voor de accountant "als bedoeld in artikel 1 van de Wet op het accountantsberoep" (VGBA art. 1), dus de AA en de RA. Werkt er op je administratiekantoor geen AA of RA, dan geldt de VGBA niet. De AVG geldt wel, en de Wwft kan gelden (zie hieronder).
De Wwft. Als instelling worden onder meer aangewezen de externe registeraccountant en de externe accountant-administratieconsulent, en ook wie "anderszins zelfstandig onafhankelijk daarmee vergelijkbare activiteiten beroeps- of bedrijfsmatig" verricht. Hetzelfde geldt voor belastingadviseurs en vergelijkbaar werk (Wwft art. 1a, lid 4, onder a en b). Artikel 23 verplicht tot geheimhouding van een melding van een ongebruikelijke transactie en van "overleg over de naleving van artikel 16 met betrekking tot een transactie". En artikel 33 vraagt dat je de documenten en gegevens van het cliëntenonderzoek "op opvraagbare wijze" vastlegt. Gebruik je AI bij dat onderzoek, dan moet je dus nog steeds kunnen laten zien waarop je besluit rustte.
De AVG. Verwerkt een AI-leverancier persoonsgegevens voor je, dan is hij verwerker en hoort daar een overeenkomst bij (artikel 28). Een datalek meld je "zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, uiterlijk 72 uur nadat hij er kennis van heeft genomen" bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het waarschijnlijk geen risico oplevert (artikel 33). Een verwerking met nieuwe technologie die "waarschijnlijk een hoog risico" oplevert, vraagt vooraf een DPIA (artikel 35). (AVG, EUR-Lex)
AI-geletterdheid. Organisaties die AI inzetten, moeten maatregelen nemen om de AI-geletterdheid van hun medewerkers te ondersteunen. Een bepaald niveau hoeven ze niet te garanderen. Zo staat het sinds de aanpassing van de AI-verordening in juli 2026, de "Digitale omnibus" (Verordening (EU) 2026/1744). Let op: de NBA-leidraad van juni 2026 beschrijft deze plicht nog als zorgen "dat personeel dat met AI werkt, voldoende kennis heeft". Sinds juli 2026 staat er "ondersteunen". Hoe je het vastlegt: AI-geletterdheid: is het verplicht en hoe toon je het aan.
Wat de twee NBA-leidraden vragen
AI-leidraad 2: AI Toegepast (juni 2026)
Paragraaf 2.1 van leidraad 2 noemt de randvoorwaarden. Voor een kantoorbeleid zijn dit de zinnen die ertoe doen:
- AI is "'slechts' een hulpmiddel, waarbij de gecertificeerde professional (zoals de RA, AA en RE) de volledige en ongedeelde verantwoordelijkheid behoudt."
- "Daarbij is black box-AI niet te verantwoorden en een onacceptabel kwaliteitsrisico. Alleen AI-output kan nooit als voldoende en geschikte controle-informatie worden beschouwd."
- Over objectiviteit: de professional moet waakzaam zijn "dat de output van AI de objectieve oordeelsvorming niet ongepast beïnvloedt (automation bias)."
- Over vertrouwelijkheid: cliënt- en persoonsdata niet zomaar in publieke modellen. "Deze data moet in een beveiligde, afgeschermde omgeving blijven."
- "Let op: kritieke berekeningen uitbesteden aan een LLM zonder controle is risicovol. LLM's zijn vanwege de aard van de onderliggende techniek geen rekenmachines."
- "Elke AI-toepassing moet expliciet een risicoanalyse omvatten."
- "Een accountants- en (IT-)auditorganisatie moet de vereisten aan het gebruik van AI opnemen in het kwaliteitsbeheersingssysteem."
Het beleid voor AI noemt de leidraad uitdrukkelijk als "een van de componenten" van dat beheersingskader. Bij het voorbeeld van AI voor het Wwft-cliëntenonderzoek (§4.2) staat erbij dat "het professioneel oordeel en de eindverantwoordelijkheid altijd bij de accountant blijven."
AI in control (oktober 2024)
De eerste leidraad is uitdrukkelijk geen checklist: de NBA schrijft dat hij "niet de intentie heeft om een generiek toepasbare en uitputtende checklist te zijn". Hij geeft zes aandachtsgebieden: doelstellingen, governance, risico-inschatting, risicobeheersing, ontwikkeling en implementatie, en monitoring en evaluatie. Drie punten zijn direct bruikbaar:
- "Menselijk toezicht op het AI-systeem is noodzakelijk" (§2.2).
- Bij het automatisch verwerken van inkoopfacturen noemt de leidraad als beheersmaatregel "uiteindelijk een menselijk besluit te vereisen voor nieuwe grootboekrekeningen, kostensoorten, kostenplaatsen en nieuwe (diensten van) leveranciers." Voor een administratiekantoor is dat waarschijnlijk de meest concrete zin uit beide leidraden.
- De vraag of het AI-systeem is "toegevoegd aan een intern en/of extern AI-register" met wat het doet, de doelstellingen en de risicoclassificatie (§2.5).
Leeg AI-beleid voor je accountants- of administratiekantoor
Een eigen indeling voor een kantoorbeleid hebben we bij de NBA niet gevonden. Daarom volgt deze structuur de acht onderdelen die de Orde van Advocaten in haar FAQ noemt (de helderste lijst die er is), met de regels voor accountancy erin. Kopieer de tabellen naar je eigen document en vul ze in. Zet bij elke regel een naam of een datum, zodat duidelijk is wie hem bijhoudt.
Vaststelling
| Ons kantoor | |
|---|---|
| Naam kantoor | |
| Werken hier AA's of RA's (dan geldt de VGBA)? | |
| Vallen we onder de Wwft, en voor welk werk? | |
| Vastgesteld door | |
| Datum vaststelling | |
| Datum volgende herziening |
1. AI-register: toegestane en verboden tools
| Tool en account | Mag voor | Mag er nooit in | Verwerkersovereenkomst | Afgeschermde omgeving (ja/nee) | Risicoanalyse gedaan op | Eigenaar |
|---|---|---|---|---|---|---|
2. Rollen
| Rol | Naam |
|---|---|
| Beslist of een nieuwe tool erbij mag | |
| Houdt het AI-register bij | |
| Verantwoordelijk voor AI in het kwaliteitsbeheersingssysteem | |
| Beoordeelt een mogelijk datalek |
3. Geheimhouding (art. 16 en 19 VGBA, AVG)
| Vraag | Ons antwoord |
|---|---|
| Welke cliëntgegevens mogen in geen enkele publieke tool? | |
| Welke tools werken in een afgeschermde omgeving en mogen wel cliëntdata verwerken? | |
| Hoe worden medewerkers en ingehuurde krachten op deze regels gewezen (art. 19 VGBA)? | |
| Geldt een aparte regel voor Wwft-meldingen en overleg daarover (art. 23 Wwft)? |
4. Menselijk oordeel en controle
| Vraag | Ons antwoord |
|---|---|
| Welke beslissingen neemt altijd een mens (bijvoorbeeld nieuwe grootboekrekeningen, kostensoorten, leveranciers)? | |
| Welke berekeningen worden altijd buiten de AI om gecontroleerd? | |
| Wie controleert AI-uitvoer voordat die naar een cliënt gaat? | |
| Hoe blijkt uit het dossier dat dat gebeurd is? |
5. Wwft-cliëntenonderzoek (alleen als de Wwft geldt)
| Vraag | Ons antwoord |
|---|---|
| Gebruiken we AI bij het cliëntenonderzoek, en waarvoor precies? | |
| Hoe leggen we de gebruikte documenten en gegevens op opvraagbare wijze vast (art. 33 Wwft)? | |
| Wie neemt het besluit over acceptatie of melding? |
6. AI-geletterdheid
| Vraag | Ons antwoord |
|---|---|
| Wat moet iemand weten voordat hij een tool gebruikt? | |
| Hoe en waar leggen we vast wie wat weet? |
Voor het vastleggen kun je ons gratis trainingsregister gebruiken.
7. Incidenten en datalekken
| Vraag | Ons antwoord |
|---|---|
| Waar meldt een medewerker een fout of een mogelijk datalek? | |
| Wie beslist over melding aan de AP (binnen 72 uur, art. 33 AVG)? | |
| Wie informeert de cliënt? |
8. Uitval, evaluatie en audit
| Vraag | Ons antwoord |
|---|---|
| Hoe gaat het werk door als een tool niet beschikbaar is, bijvoorbeeld in de aangifteperiode? | |
| Wanneer evalueren we het AI-register en dit beleid? | |
| Hoe komt de evaluatie terug in het kwaliteitsbeheersingssysteem? |
Waar het in de praktijk op vastloopt
Het lastigste om in te vullen is niet de lijst van tools, maar de kolom "afgeschermde omgeving". De NBA zegt dat cliëntdata daar moet blijven, en noemt in AI in control als voorbeeld van een beheersmaatregel "het plaatsen van de LLM in een afgeschermde omgeving". Een beleid dat dat eist zonder dat zo'n omgeving bestaat, wordt omzeild zodra de aangifteperiode begint.
Dat is wat ik bouw: AI-toepassingen waarbij de gegevens in je eigen omgeving blijven. Wil je weten wat AI voor jouw organisatie kan doen, of iets laten bouwen? Plan een gratis kennismaking. Wil je uitleg of een training voor je team, of hulp bij het opstellen? Vraag het aan via /contact.
Meer voor accountants- en administratiekantoren: de AI-receptionist voor administratiekantoren en data in eigen beheer. Over ChatGPT en de AVG: Is ChatGPT AVG-proof?.
Dit artikel is een algemene uitleg, geen juridisch advies. Beroepsregels, leidraden en wetten veranderen. Controleer de bronnen hieronder op de actuele versie en laat je beleid toetsen door een jurist of je beroepsorganisatie.
Veelgestelde vragen
Wat zegt de NBA over AI?
De NBA heeft twee leidraden: AI in control (oktober 2024) en, samen met NOREA, AI-leidraad 2: AI Toegepast (juni 2026). Leidraad 2 zegt onder meer dat cliënt- en persoonsdata niet zomaar in publieke AI-modellen zoals de gratis versies van ChatGPT en Gemini mag, dat black box-AI niet te verantwoorden is, en dat een accountantsorganisatie de vereisten aan het gebruik van AI moet opnemen in het kwaliteitsbeheersingssysteem.
Mag ik cliëntgegevens in ChatGPT zetten als accountant?
Niet zomaar. De NBA-leidraad noemt de gratis versies van ChatGPT en Gemini als voorbeeld van publieke AI-modellen waar cliënt- en persoonsdata niet in hoort, en zegt dat die data in een beveiligde, afgeschermde omgeving moet blijven. Voor AA's en RA's geldt ook de geheimhoudingsplicht van artikel 16 VGBA en, voor persoonsgegevens, de AVG.
Geldt de VGBA ook voor een administratiekantoor?
De VGBA geldt voor accountants in de zin van de Wet op het accountantsberoep, dus AA's en RA's. Een administratiekantoor zonder AA of RA valt er niet onder. De AVG geldt wel voor elk kantoor, en de Wwft kan gelden voor kantoren die vergelijkbaar werk doen als een accountant of belastingadviseur (artikel 1a, lid 4 Wwft).
Moet AI in het kwaliteitsbeheersingssysteem?
Volgens AI-leidraad 2 van NBA en NOREA wel: een accountants- en (IT-)auditorganisatie moet de vereisten aan het gebruik van AI opnemen in het kwaliteitsbeheersingssysteem. Volgens dezelfde leidraad moet elke AI-toepassing ook expliciet een risicoanalyse omvatten.
Mag AI het Wwft-cliëntenonderzoek doen?
AI-leidraad 2 beschrijft een AI-toepassing die de accountant ondersteunt bij het cliëntenonderzoek, waarbij het professioneel oordeel en de eindverantwoordelijkheid altijd bij de accountant blijven. Ondersteunen mag dus, beslissen niet. Let ook op de geheimhoudingsplicht over meldingen in artikel 23 Wwft.
Kan ik een AI-tool laten rekenen?
Wees voorzichtig. De NBA-leidraad schrijft dat kritieke berekeningen uitbesteden aan een LLM zonder controle risicovol is, omdat LLM's geen rekenmachines zijn en zelfs eenvoudige sommen fout kunnen doen. Neem in je beleid op welke berekeningen altijd buiten de AI om worden gecontroleerd.
Bronnen
Alle bronnen geraadpleegd op 10 oktober 2026.
- Koninklijke NBA en NOREA, AI-leidraad 2: AI Toegepast (PDF, juni 2026), §2.1 en §4.2.
- Koninklijke NBA, AI in control: leidraad ter bevordering van de beheersing van AI (PDF, oktober 2024), §1, §2.2, §2.4 en §2.5.
- Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA), artikel 1, 16 en 19.
- Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, artikel 1a, 23 en 33.
- Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679, artikel 28, 33 en 35.
- Verordening (EU) 2026/1744 (Digitale omnibus inzake AI), nieuw artikel 4 AI-verordening.
- Nederlandse orde van advocaten, AI basisbegrippen en veelgestelde vragen, §3d (indeling van het beleid).