Een AI-receptionist klinkt aantrekkelijk, maar de eerste vraag die ondernemers stellen is: wat kost het? Het eerlijke antwoord is dat er geen kant-en-klaar prijskaartje is. De kosten hangen af van wat de receptionist voor jou moet doen — en daarmee van de waarde die je eruit haalt.
Twee kostenblokken: inrichting en maandelijkse dienst
De prijs van een AI-receptionist is opgebouwd uit twee delen:
- Eenmalige inrichting. Het analyseren van je telefoonverkeer, het trainen van de receptionist op jouw domein (bijvoorbeeld afspraken inplannen, veelgestelde vragen, doorverbinden), het koppelen van je agenda of CRM, en het testen met echte gesprekken.
- Maandelijkse dienst. Het draaien van de receptionist: telefonie, spraak, het AI-systeem, en doorlopend onderhoud. Soms zit daar een retainer bij voor periodieke optimalisatie op basis van de gespreksanalyse.
Het tweede kostenblok is niet altijd even duidelijk: als je een deel van de calls door een AI laat afhandelen maar bij spoed wilt doorverbinden naar een mens, kan daar een menselijk handover-moment bij komen. Die kosten zijn afhankelijk van je volume.
Wat de prijs bepaalt
Vier factoren hebben de meeste invloed op het maandbedrag:
- Aantal telefoonnummers en lijnen. Eén lijn is simpel; meerdere nummers of vestigingen betekenen meer gespreksstromen.
- Talen. De receptionist kan meertalig werken, maar elke extra taal kost tijd in de inrichting.
- Integraties. Agenda-koppeling, CRM, berichten naar e-mail of WhatsApp: elke integratie is maatwerk.
- Waar de data draait. In eigen beheer (op jouw of op eigen infrastructuur van de leverancier) in plaats van een generieke cloud kan invloed hebben op de kosten — en op privacy, zie ons artikel over data in eigen beheer.
De business case: wat kost een gemiste oproep?
De prijs van een AI-receptionist is alleen betekenisvol in vergelijking met wat gemiste oproepen je nu kosten. Gemiddeld wordt zo'n 25% van de binnenkomende calls gemist — tijdens overleg, rond lunchtijd en na sluiting. Voor zorg- en dienstverleners is dat zelden een vrijblijvend gemist telefoontje; het is een afspraak of een nieuwe klant die niet wordt ingepland.
Hoe je dat bedrag zelf uitrekent, lees je in wat een gemiste oproep kost. Vaak blijkt één of twee nieuwe klanten per maand de maandelijkse kosten al te dekken.
Break-even versus een receptionist
Vergelijk de maandelijkse kosten met de kosten van een receptionist of baliemedewerker: salaris, werkgeverslasten en de uren waarop iemand beschikbaar moet zijn. In de praktijk zit de break-even bij de meeste praktijken tussen de 3 en 6 maanden. Daarna is de AI-receptionist structureel goedkoper én 24/7 bereikbaar — ook buiten kantooruren.
Een eerlijke afsluiting
Een offerte zonder gesprek over je wensen is niet serieus. Wil je weten wat een AI-receptionist voor jouw praktijk of kantoor kost? Bel eerst eens na hoeveel calls je nu mist, en kijk dan wat de AI-receptionist voor jou kan doen.