Eine KI-Rezeption klingt verlockend, aber die erste Frage, die sich Unternehmer stellen, ist: Was kostet sie? Die ehrliche Antwort: Es gibt kein pauschales Preisschild. Die Kosten hängen davon ab, was die Rezeption für dich tun soll — und damit vom Wert, den du daraus ziehst.
Zwei Kostenblöcke: Einrichtung und monatlicher Dienst
Der Preis einer KI-Rezeption besteht aus zwei Teilen:
- Einmalige Einrichtung. Analyse deines Anrufaufkommens, Training der Rezeption auf deine Domäne (zum Beispiel Termine vereinbaren, häufige Fragen beantworten, Weiterleitung), Anbindung von Kalender oder CRM und Tests mit echten Gesprächen.
- Monatlicher Dienst. Betrieb der Rezeption: Telefonie, Sprache, das KI-System und laufende Wartung. Manchmal ist ein Retainer für regelmäßige Optimierung auf Basis der Gesprächsanalyse enthalten.
Der zweite Kostenblock ist nicht immer offensichtlich: Wenn eine KI einen Teil der Anrufe übernimmt, Notfälle aber an einen Menschen weitergeleitet werden sollen, kann eine menschliche Übergabe anfallen. Diese Kosten hängen von deinem Volumen ab.
Was den Preis bestimmt
Vier Faktoren haben den größten Einfluss auf den monatlichen Betrag:
- Anzahl der Telefonnummern und Leitungen. Eine Leitung ist einfach; mehrere Nummern oder Standorte bedeuten mehr Gesprächsströme.
- Sprachen. Die Rezeption kann mehrsprachig arbeiten, aber jede zusätzliche Sprache kostet Einrichtungszeit.
- Integrationen. Kalender-Anbindung, CRM, Nachrichten an E-Mail oder WhatsApp: Jede Integration ist Individualarbeit.
- Wo die Daten laufen. Betrieb in eigener Infrastruktur (bei dir oder auf eigener Infrastruktur des Anbieters) statt in einer generischen Cloud kann die Kosten beeinflussen — und die Privatsphäre, siehe unseren Artikel zu Daten in eigener Hand.
Der Business Case: Was kostet ein verpasster Anruf?
Der Preis einer KI-Rezeption ist nur im Vergleich zu den Kosten sinnvoll, die verpasste Anrufe heute verursachen. Im Durchschnitt werden etwa 25 % der eingehenden Anrufe verpasst — während Besprechungen, rund um die Mittagspause und nach Geschäftsschluss. Für Pflege- und Dienstleistungsanbieter ist das selten ein folgenloser verpasster Anruf; es ist ein Termin oder ein Neukunde, der nie vereinbart wird.
Wie du diesen Betrag selbst berechnest, erfährst du in was ein verpasster Anruf kostet. Oft decken schon ein oder zwei Neukunden pro Monat die monatlichen Kosten.
Break-even im Vergleich zu einer Rezeption
Vergleiche die monatlichen Kosten mit den Kosten einer Rezeption oder eines Empfangsmitarbeiters: Gehalt, Arbeitgeberkosten und die Stunden, in denen jemand verfügbar sein muss. In der Praxis liegt der Break-even bei den meisten Praxen zwischen 3 und 6 Monaten. Danach ist die KI-Rezeption strukturell günstiger und rund um die Uhr erreichbar — auch außerhalb der Geschäftszeiten.
Ein ehrlicher Abschluss
Ein Angebot ohne Gespräch über deine Anforderungen ist nicht seriös. Willst du wissen, was eine KI-Rezeption für deine Praxis oder dein Büro tun kann? Prüfe zuerst, wie viele Anrufe du heute verpasst, und schau dann, was die KI-Rezeption für dich tun kann.