Stand: 10. Oktober 2026. Berücksichtigt: die Änderung von Art. 4 durch die Digital-Omnibus-Verordnung zur KI (Verordnung (EU) 2026/1744), am 24. Juli 2026 verkündet und seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Viele Seiten zum Thema beschreiben noch die alte Fassung.
Mein KI-Telefonassistent nannte den 30. August einen Montag, obwohl es ein Sonntag war, und eine längere Anweisung an das Modell änderte daran nichts. Ein Sprachmodell kann keinen Kalender rechnen, so klar man es ihm auch aufschreibt.
Genau dieses Wissen, wo ein KI-Tool danebenliegt und was man dann tut, nennt die KI-Verordnung KI-Kompetenz. Sie ist seit 2025 Pflicht für jedes Unternehmen, das KI einsetzt. Was diese Pflicht genau verlangt, hat sich im Juli 2026 geändert.
Was bedeutet KI-Kompetenz nach Artikel 4?
Art. 4 richtet sich an Anbieter (wer ein KI-System entwickelt oder unter eigenem Namen in Verkehr bringt) und Betreiber (wer es beruflich einsetzt). Nutzt Ihre Kanzlei, Praxis oder Ihr Büro ChatGPT, Copilot, eine KI-Funktion in der Kanzlei- oder Praxissoftware oder einen Chatbot auf der Website, dann sind Sie Betreiber, und Art. 4 gilt für Sie. Eine Ausnahme für kleine Unternehmen gibt es nicht. KMU werden im Artikel nur als Gruppe genannt, die Kommission und Mitgliedstaaten besonders unterstützen sollen.
Die neue Fassung von Art. 4 Abs. 1 lautet: „Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind [...]. Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren." (Verordnung (EU) 2026/1744, EUR-Lex)
Dabei berücksichtigen Sie die technischen Kenntnisse, die Erfahrung und die Ausbildung der Menschen und den Kontext, in dem die KI eingesetzt wird. Eine Sekretärin, die Briefentwürfe schreiben lässt, braucht also anderes Wissen als eine Steuerberaterin, die ein Modell nach Urteilen suchen lässt. Ein Standardkurs für alle ist nicht gefordert. Die Bundesnetzagentur sagt es so: „Es werden keine standardisierten Trainingsmaßnahmen vorgegeben." (Bundesnetzagentur, KI-Kompetenz)
Im Büroalltag läuft es auf vier Fragen hinaus, die jeder beantworten können sollte, der mit einem KI-Tool arbeitet. Was kann das Tool, und wo erfindet es Dinge? Welche Daten gehören nie hinein? Wer prüft das Ergebnis, bevor es an einen Mandanten geht? Und wem melde ich, wenn etwas schiefgeht?
Ist eine KI-Schulung Pflicht?
Ja und nein. Die Pflicht aus Art. 4 gilt seit dem 2. Februar 2025. Ursprünglich verlangte sie Maßnahmen, „um nach besten Kräften sicherzustellen“, dass das eigene Personal und andere Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI-Systemen arbeiten, „über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen“ (Verordnung (EU) 2024/1689, EUR-Lex). Seit der Änderung im Juli 2026 müssen Sie Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen, ohne ein bestimmtes Niveau zu garantieren. Die Pflicht ist also geblieben, sie ist aber eine Bemühenspflicht geworden.
Eine „KI-Schulungspflicht" im Sinne eines vorgeschriebenen Kurses gibt es damit nicht. Eine Schulung ist aber die naheliegende Maßnahme. Genauso zählt eine einstündige Unterweisung, was nicht in den Chat-Assistenten darf. Oder eine schriftliche Arbeitsanweisung, dass jedes KI-Ergebnis gegengelesen wird. Oder eine KI-Richtlinie, die alle gelesen und unterschrieben haben.
Vorsicht bei dem, was Sie online lesen: Viele Seiten, die bei Google oben stehen, zitieren noch die alte Fassung.
Wie weisen Sie KI-Kompetenz nach?
Mit einer internen Dokumentation. Laut EU-Kommission ist kein Zertifikat nötig, und Sie können festhalten, welche Schulungen und anderen Maßnahmen Sie durchgeführt haben (AI literacy Q&A, Stand 27.07.2026). Das ist die Auslegung der Kommission, nicht der Gesetzestext. Die Bundesnetzagentur sieht es genauso: „Die KI-VO sieht keine Zertifizierungspflicht für in Anspruch genommene Schulungen oder Qualifizierungsmaßnahmen vor." Und weiter: „Getroffenen Maßnahmen zum Aufbau von KI-Kompetenz sollten dokumentiert werden." (Bundesnetzagentur)
Ein „KI-Führerschein" eines Schulungsanbieters ist also nicht nötig. Nötig ist ein Überblick, aus dem hervorgeht, wer welches Tool nutzt und was Sie diesen Menschen erklärt haben. Ein gutes Schulungsregister beantwortet fünf Fragen:
- Welche KI-Systeme nutzen wir, wofür, und welche Daten dürfen hinein und welche nicht.
- Wer arbeitet damit, in welcher Rolle.
- Welche Maßnahmen haben wir ergriffen: Schulung, Unterweisung, Arbeitsanweisung, E-Learning, Richtlinie.
- Wer hat teilgenommen, und wann.
- Wann prüfen wir wieder, und was hat sich bei der letzten Runde geändert.
Kostenlose Vorlage: Schulungsregister KI-Kompetenz
Wir haben dieses Register als Vorlage erstellt, mit genau diesen fünf Blättern: KI-Systeme, Mitarbeitende, Maßnahmen, Teilnahmen und Überprüfung. Das Blatt Mitarbeitende zählt automatisch, wie viele Maßnahmen jemand besucht hat und wann die letzte war.
Fangen Sie mit dem ersten Blatt an. Fragen Sie dabei auch nach KI-Funktionen in Software, die Sie schon haben, etwa in der Kanzlei- oder Praxissoftware und im E-Mail-Programm. Die fehlen oft auf der Liste, wenn man bei „KI" nur an ChatGPT denkt.
Wie oft muss eine KI-Schulung stattfinden?
Das Gesetz nennt keinen Rhythmus. Ein praktikabler Takt für ein kleines Büro: eine kurze Einweisung bei Einstellung, eine neue Runde, sobald ein KI-Tool dazukommt oder sich deutlich ändert, und einmal im Jahr eine Überprüfung. Das ist zugleich der Moment, das Register zu aktualisieren.
Was in die Schulung gehört, hängt davon ab, was jemand mit KI macht. Für die meisten Kanzleien und Praxen decken diese Themen das Wesentliche ab:
Wo das Modell falsch liegt. Sprachmodelle schreiben flüssig und klingen sicher, auch wenn sie danebenliegen. Sie erfinden Quellen, Urteile und Zahlen, und sie rechnen schlecht. Wer juristisch oder steuerlich mit KI arbeitet, muss jeden Verweis prüfen, bevor er in einen Schriftsatz kommt.
Welche Daten nicht hineingehören. Die DSGVO gilt neben der KI-Verordnung weiter. Mandantendaten, Gesundheitsdaten oder Steuer-IDs gehören nicht in ein kostenloses Chat-Tool, bei dem Sie nicht wissen, wo die Daten bleiben. Für Berufe mit Schweigepflicht gilt das erst recht.
Wann Sie sagen müssen, dass es KI ist. Spricht ein Mandant mit einem Chatbot oder Telefonassistenten, muss er das wissen. Das ist eine eigene Pflicht, Art. 50 KI-Verordnung.
Was Sie tun, wenn es schiefgeht. Ein fehlerhafter KI-Entwurf, der schon beim Mandanten liegt, eine Datei mit Mandantendaten, die versehentlich in ein Tool kopiert wurde: Legen Sie fest, wem das gemeldet wird.
Bußgeld und Aufsicht in Deutschland
Seit dem 29. Juli 2026 gilt das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG). Die Bundesnetzagentur ist seitdem Marktüberwachungsbehörde, Anlaufstelle und Beschwerdestelle für die KI-Verordnung (BMDS, 29.07.2026).
Ein eigenes Bußgeld für Art. 4 gibt es nicht. § 15 KI-MIG ahndet Verstöße gegen die Art. 21, 27, 45 und 86 KI-Verordnung, Art. 4 steht nicht darin (§ 15 KI-MIG). Auch der Bußgeldkatalog in Art. 99 Abs. 4 der KI-Verordnung nennt Art. 4 nicht (Art. 99, AI Act Service Desk). Wer Ihnen eine Schulung mit dem Argument „sonst droht ein Bußgeld" verkauft, verkauft Ihnen etwas, das so nicht im Gesetz steht.
Die Pflicht gilt trotzdem. Und das Register hat auch ohne Bußgeld einen Nutzen: Es ist die Liste, mit der Sie sehen, welche Tools im Büro laufen und wer weiß, was damit erlaubt ist.
Aus der Grenzregion: dieselbe Regel auf beiden Seiten
Ich sitze in Vaals, direkt an der Grenze zu Aachen. Für Büros im Raum Aachen und in Südlimburg gilt dieselbe EU-Verordnung, mit demselben Art. 4. Unterschiedlich ist nur die Aufsicht: In Deutschland ist sie mit der Bundesnetzagentur geregelt, in den Niederlanden ist sie noch nicht per Gesetz festgelegt. Wer Mitarbeitende oder Mandanten auf beiden Seiten der Grenze hat, kann mit einem Register für beide arbeiten.
Manche Fehler löst keine Schulung
Schulung hilft, aber manche Fehler lassen sich nicht durch Erklärung lösen. Wenn ein Tool keinen Kalender rechnen kann, lässt man es nicht rechnen. Wenn keine Mandantendaten in ein externes Tool dürfen, wählt man einen Aufbau, in dem diese Daten auf dem eigenen Server bleiben. Das ist meine Arbeit: KI-Anwendungen, in denen festgelegt ist, was die KI nicht darf, mit Daten in eigener Hand.
Möchten Sie wissen, welche Ihrer KI-Tools ein Risiko sind, oder wie Sie ein Tool so einrichten, dass sich Mitarbeitende weniger merken müssen? Nehmen Sie Kontakt auf.
Informationen oder eine Schulung für Ihr Team können Sie über die Kontaktseite anfragen.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Erläuterung, keine Rechtsberatung. Lassen Sie konkrete Fragen von einer auf KI- und Datenschutzrecht spezialisierten Kanzlei prüfen.
Häufige Fragen
Ist eine KI-Schulung für Mitarbeiter Pflicht?
Eine bestimmte Schulung schreibt das Gesetz nicht vor. Art. 4 KI-Verordnung verpflichtet aber jedes Unternehmen, das KI einsetzt, Maßnahmen zu ergreifen, die die KI-Kompetenz seines Personals unterstützen. Eine Schulung ist der naheliegende Weg, eine Unterweisung oder eine gelesene und unterschriebene KI-Richtlinie zählt ebenfalls.
Was bedeutet KI-Kompetenz nach Artikel 4?
Dass die Menschen, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten, wissen, was ein Tool kann, wo es Fehler macht und welche Daten nicht hineingehören. Seit Juli 2026 müssen Sie dafür Maßnahmen ergreifen, aber kein bestimmtes Niveau pro Person garantieren.
Wie oft muss eine KI-Schulung stattfinden?
Das Gesetz nennt keinen Rhythmus. Praktisch: bei Einstellung, bei jedem neuen KI-Tool und einmal im Jahr eine kurze Überprüfung.
Brauche ich ein Zertifikat als Nachweis?
Nein. Laut EU-Kommission ist kein Zertifikat nötig, und Sie können intern dokumentieren, welche Schulungen und anderen Maßnahmen Sie durchgeführt haben. Auch die Bundesnetzagentur schreibt, dass die KI-Verordnung keine Zertifizierungspflicht für Schulungen vorsieht.
Gibt es ein Bußgeld, wenn ich nicht schule?
Für Art. 4 ist kein eigenes Bußgeld vorgesehen, weder in Art. 99 KI-Verordnung noch in § 15 KI-MIG. Die Pflicht gilt trotzdem, und eine fehlende Dokumentation macht es schwer zu zeigen, dass Sie sie erfüllt haben.
Wer ist in Deutschland zuständig?
Seit dem 29. Juli 2026 ist die Bundesnetzagentur die Marktüberwachungsbehörde für die KI-Verordnung. Grundlage ist das KI-MIG.